Minden gazdálkodó szervezetnek kötelező az elektronikus ügyintézés

A digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (Dáptv.) szerint – nemzetközi szerződés, illetve az Európai Unió jogszabálya eltérő rendelkezése hiányában – elektronikus ügyintézésre kötelesek a gazdálkodó szervezetek (így a gazdasági társaságok, szövetkezetek, lakásszövetkezetek, egyéni cégek, egyéni vállalkozók, és egyéb gazdálkodó szervezetek), az állami szervek, az önkormányzatok, valamint az adószámmal rendelkező alapítványok és egyesületek, egyházak, felsőoktatási intézmények, valamint ezen szervezetek jogi képviselői.

Ha jogszabály egy ügyintézésben az elektronikus kapcsolattartást kötelezővé teszi, az e követelménynek meg nem felelő nyilatkozat – törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott esetek kivételével – érvénytelen.

Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervezetek a digitális szolgáltatást biztosító szervezetek által közzétett tájékoztatásban meghatározott elérhetőségeit alkalmazva választják meg a digitális szolgáltatást biztosító szervezettel való elektronikus kapcsolattartás módját. A gazdálkodó szervezetek és az adószámmal rendelkező más szervezetek a hatóságokkal (pl. NAV, a kormányhivatal, az állami és önkormányzati szakhatóságok, bíróságok) elektronikusan, a cégkapun keresztül tartják a kapcsolatot.

A digitális szolgáltatást biztosító szervezet a felhasználónak címzett nyilatkozatai megtétele során – ha jogszabály a kapcsolattartás módját nem határozza meg – a felhasználó hivatalos elérhetőségén tart kapcsolatot a felhasználóval. Az elektronikus ügyintézésre kötelezettek részére küldött dokumentum abban az időpontban minősül kézbesítettnek, amely időpont a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató által kiadott igazolásban szerepel. Ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldeményt a címzett másodszori értesítése ellenére nem vette át, a második értesítés igazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanap tekintendő a kézbesítés időpontjának.

A dokumentumok elektronikus aláírása

Az elektronikus úton benyújtott dokumentumokat hitelesíteni kell, ami lényegében az irat aláírását jelenti. Ezt a hitelesítést az ÁNYK Program, az e-Papír és a magyarorszag.hu oldalon keresztül beküldött dokumentumok esetében az adott alkalmazásba integrált Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés (AVDH) szolgáltatás lényegében automatikusan végezte 2025. október 31-ig.  Ezt követően a Dáptv. és a végrehajtási rendelete alapján az AVDH szolgáltatás helyét egy új szolgáltatás, a Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése (FEDOR) vette át. A FEDOR szolgáltatás azonban csak természetes személyhez rendeli a dokumentumot, és nem alkalmas céges iratok, pl. szerződés, teljesítési igazolás hitelesítésére, és nem használható azokban a hatósági ügyekben sem, amikor mindenképpen szükséges annak igazolása, hogy az aláírásra jogosult személy jár el a szervezet képviseletében.

Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervezeteknek a hatóság felé benyújtott iratokat, dokumentumokat elektronikusan hitelesíteniük kell, vagyis az elektronikus űrlapon benyújtott iratot és annak mellékleteit a benyújtás előtt a szervezet képviseletére jogosult személynek megfelelő, minősített elektronikus aláírással kell ellátni.

A digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI.6.) Korm. r. 31. § (1) bekezdése szerint hiteles az elektronikus dokumentum, ha az teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül, és – ha jogszabály így rendelkezik – elektronikus időbélyegzővel látták el.

A polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. tv. 325.§ (1) bekezdés f) pontja szerint teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – azon időbélyegzőt helyez el.

Az AVDH szolgáltatás 2025. október 31-én történt megszűnése miatt tehát 2025. november 1-jétől minden gazdálkodó szervezet képviselőjének minősített elektronikus aláírással kell rendelkeznie az elektronikus ügyintézéshez és nyilatkozattételhez.

A minősített elektronikus aláíráshoz a felhasználóknak igénybe kell venniük valamelyik olyan szervezetet, amelyik az állam által elismert és nyilvántartott bizalmi szolgáltatónak minősül. A 2026. május 6. szerinti állapot szerint Magyarországon a következő szervezetek minősülnek bizalmi szolgáltatónak, és adhatnak ki minősített aláírói tanúsítványt:

Lényeges, hogy az Európai Parlament és a Tanács 2014. július 23-i 910/2014/EU rendelete (eIDAS) alapján a magyar bíróságoknak és hatóságoknak is el kell fogadnia valamennyi, a rendeletnek megfelelő, valamelyik uniós országban működő bizalmi szolgáltató által biztosított minősített aláírói tanúsítványt. Az eIDAS rendelet rögzíti, hogy a minősített elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású és a valamely tagállamban kibocsátott minősített tanúsítványon alapuló minősített elektronikus aláírást az összes többi tagállamban el kell ismerni minősített elektronikus aláírásként.

Az eIDAS rendeletnek megfelelő szolgáltatók nyilvántartása elérhető az eIDAS Dashboardnak nevezett honlapon , ahol országokra lebontva megtalálható minden olyan vállalkozás, amelyik ilyen típusú elektronikus aláírási szolgáltatást nyújt.

Szerző:

Dr. Szikora János